Ein Vergütungssystem entwickeln
Sven Franke
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Unsere Mitarbeitenden sind unzufrieden mit dem Gehalt und wir wissen nicht, wo wir ansetzen sollen. Unser Vergütungssystem braucht unbedingt ein Update.
"Keine Reise unserer Kund:innen beginnt an dem gleichen Startpunkt. Zwei Dinge haben sie aber alle gemeinsam: Zum einen haben sie erkannt, dass ihr Vergütungssystem nicht mehr zu ihrer Organisation passt. Zum anderen wünschen sie sich ein Vergütungssystem, das werteorientiert und zukunftsfähig ist und zur Kultur ihres Unternehmens passt."
The New Pay Way
Egal ob "Old" oder "New Work" - Euer Vergütungssystem sollte zu Euch passen. Mit New Pay geben wir Euch einen Werkzeugkasten mit an die Hand, der Euch mit den passenden Tools für die Ausgestaltung ausstattet.
Wir haben einen ganzheitlichen Blick auf Vergütung. Die Frage "Was bekommen Menschen für ihre Arbeit zurück?" umfasst viel mehr als das Gehalt.
Nicht alles ist ein Vergütungsthema. Viele Konflikte rund um Geld und Gehalt sind Stellvertretendenkonflikte. Je nachdem, wo die Herausforderungen liegen, verändert sich auch der Projektumfang und die -ausrichtung.
Nachhaltig wirksame Vergütungssysteme entstehen aus der Organisation für die Organisation. Daher sehen wir uns als Wegbegleiter:innen. Nicht wir, sondern Ihr seid die Expert:innen für Euer System.
Das bedeutet auch, dass Ihr am Ende eines New-Pay-Prozesses ein System habt, dass Ihr selbst weiter pflegen und entwickeln könnt. Dafür eignet Ihr Euch auf Eurer New Pay Journey die notwendigen Kompetenzen an.
Es gibt einen Unterschied zwischen Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Gemeinsam schauen wir darauf, welcher Grad und welche Form von Transparenz für Euch geeignet ist und wie Ihr dadurch für bessere Nachvollziehbarkeit sorgt.
Mit New Pay schafft Ihr nicht nur Klarheit über Eure Vergütungskriterien. Ihr erhaltet auch Klarheit über die Anforderungen der Organisation und welche Kompetenzen Ihr braucht. Das hilft Euch dabei, Euch langfristig zukunftsfähig aufzustellen.
Ein Projekt, das zu Euch passt
Gemeinsam richten wir Euer Projekt passgenau auf Eure Bedarfe und Eure Ausagangssituation aus. In jeder Phase könnt Ihr Euch auf unsere Expertise aus Praxis und wissenschaftlicher Betrachtung von New Pay verlassen. Die wichtigsten Leitsätzen und handlungsleitenden Prinzipien für unser Tun haben wir im New Pay Manifest zusammengefasst.
Wobei wir unterstützen
Begleitung bei der Neugestaltung und Weiterentwicklung von werte- und zukunftsorientierten Vergütungsmodellen und Prozessen
Kulturorientierte Analyse von organisationalen Handlungs- und Spannungsfeldern
Entwicklung von wertorientierten Gehaltsbändern
Begleitung bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie
Analyse von Vergütungslücken mit unserem Pay Gap Tool und Entwicklung von Handlungsstrategien fairer Vergütung
Sarah Maximilian
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Wir haben verschiedene Vorstellungen davon, was und wie wir vergüten möchten. Wie finden wir zu einer geeigneten Lösung?
"Mit dieser Herausforderung seid Ihr nicht alleine. Wenn die Organisation wächst und sich verändert, wandelt sich auch der Blick auf Vergütung. Das liefert jede Menge Gesprächsstoff. Fragen wie "Warum wird diese oder jene Lösung bevorzugt?" oder "Was hat bisher gut für Euch funktioniert? Und warum?" helfen Euch dabei, ein erstes Gespür dafür zu entwickeln, welche Punkte Euch in Eurem Vergütungssystem wichtig sind und beibehalten werden sollten. Unserer Erfahrung nach hilft hier eine externe Moderation, um nicht jeder verlockenden Abzweigung zu folgen und das Projektziel im Fokus zu behalten. Wir bringen Euch auf Kurs und navigieren Euch durch Eure Handlungs- und Spannungsfeldern."
Die New Pay Journey im Detail
Phase 1
Ausgangssituation
In einem ersten Schritt ist es wichtig, die Ausgangssituation zu analysieren. Erst wenn Ihr Klarheit über die verschiedenen Painpoints in Eurer Organisation habt, kann die Arbeit an den verschiedenen Handlungsfeldern beginnen. Das hilft Euch dabei in späteren Projektphasen den Kurs zu halten und das große Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren.
Außerdem ermöglicht Euch diese Vorab-Analyse zu erkennen, ob tatsächlich das Vergütungssystem oder aber ein kultureller oder anderer Entwicklungsbedarf besteht. Verschiedene Handlungsfelder auf organisationaler Ebene haben wir Dir hier zusammengefasst.
Abbildung: Handlungsfelder auf organisationaler Ebene.
Phase 2
Projektanbahnung und Rahmengebung
Um ein New-Pay-Projekt zu starten, sollte zunächst ein Scoping-Workshop mit den Entscheidungsträger:innen stattfinden. Dabei werden der Projektscope, Werte und Prinzipien, das Projektteam, Entscheidungsfindungsprozesse und die nächsten Schritte festgelegt. Der Projektscope definiert das Ziel und den Umfang des Projekts und nimmt die Zukunft in den Blick.
Die Werte und Prinzipien bieten Euch klare Leitlinien. Wir empfehlen ein diverses Projektteam, das auch kritische Stimmen einbezieht, zusammenzustellen. Euer Zukunftsbild und der klare Projektrahmen werden Euch dabei helfen, Konflikten konstruktiv zu begegnen und die Kommunikation im Team und innerhalb der Organisation zu verbessern.
Phase 3
Projektauftakt
Der Kick-off des New-Pay-Projekts findet mit dem Projektteam statt. Er umfasst Themen wie Arbeitsmodus, Zusammenarbeit, Zielsetzung, Prinzipien und Entscheidungsfindung.
Hier wird der Grundstein für die Zusammenarbeit des Projektteams gelegt. Dazu zählt zum Beispiel die Absprache zur Arbeitsweise und einer geeigneten Meetingzeit. Außerdem wird gemeinsam festgelegt, wie Entscheidungen im Team getroffen werden und wie damit umgegangen wird, wenn nicht alle Teammitglieder bei einer Entscheidung anwesend sind. Schlussendlich empfehlen wir auch abzustimmen, wie und wann Ergebnisse aus dem Projektteam in die Organisation weitergegeben werden.
Teil eines Kick-Offs sollte auch der gemeinsame Blick auf die Ergebnisse des Scoping-Workshops sein. Das schärft den Fokus des Projektteams und ermöglicht es ihm, sich direkt zu Beginn aktiv an der Ausrichtung des Projekts zu beteiligen.
Phase 4
Erkundung
Nach der Teambildung und Zielsetzung startet die nächste Phase des New-Pay-Projekts: die Erkundungsphase. Hier könnt Ihr zum Beispiel die Bedarfe Eurer Organisation abfragen oder Euer Wissen über mögliche Vergütungsansätze auffrischen. Dafür stehen Euch verschiedenste Hilfsmittel zur Verfügung: Ihr könnt Befragungen oder Interviews mit Kolleg:innen durchführen, Good Practice Beispiele im Internet suchen, Euch mit anderen Organisationen vernetzen oder Euch zum Beispiel in unseren Büchern New Pay und New Pay Journey inspirieren lassen. Anschließend gilt es die verschiedenen Fundstücke und Erkenntnisse gemeinsam zu sichten und die passenden Ansätze für die eigene Organisation auszuwählen.
Du willst wissen, wie ein erster Schritt in Deiner Organisation aussehen könnte?
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"Ein Vergütungssystem ist ein kollektives Regelsystem, das Eure Zusammenarbeit und Kultur prägt, indem es wichtige Handlungen und Werte signalisiert."
Phase 5
Gestaltung und Entwicklung
Nun beginnt die konkrete Gestaltung oder Weiterentwicklung Eures Vergütungssystems. Je nachdem, von wo aus Ihr startet, kann Euer Fokus auf (1) der Weiterentwicklung des bestehenden Systems, (2) der Neugestaltung mit Gehaltsbausteinen, (3) der Neugestaltung auf der grünen Wiese oder (4) der Erneuerung der Prozesse liegen.
Je nach Variante wird sich auch Eure gemeinsame Reise verändern. Entwickelt Ihr ein bestehendes System weiter, ist der Umfang des Projektes vermutlich geringer als wenn Ihr bei Null startet. Gleichzeitig gibt Euch die komplette Neugestaltung sehr viel mehr Freiheiten. An ein paar Fragen solltet Ihr allerdings in jedem Fall vorbeikommen:
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Welche Aspekte wollt Ihr in Zukunft berücksichtigen?
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Wie variabel soll Euer Vergütungssytem sein?
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Spiegelt Euer Vergütungssystem und Eure Gehaltsprozesse Eure Werte und Unternehmenskultur wieder? Wenn nicht, wo müsst Ihr Anpassungen vornehmen?
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Wie werden bei Euch Gehaltsentscheidungen getroffen?
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Gibt es bei Euch Ausnahmen? Auf welcher Grundlage werden Ausnahmeregelungen getroffen?
Egal, welches Ziel Ihr verfolgt, jede Variante beinhaltet weit mehr als Gehaltskriterien und -höhen festzulegen oder Marktdaten abzugleichen. Denn wenn nicht auf Augenhöhe kommuniziert oder Gehaltsentscheidungen nicht ausreichend erklärt werden, bringt ein neues oder überarbeitetes Vergütungssystem kaum Mehrwert. Achtet deshalb darauf iterativ vorzugehen, regelmäßige Feedbackschleifen mit Entscheider:innen einzuplanen und Eure Ergebnisse über etablierte Kanäle in die Organisation zu kommunizieren.
Phase 6
Umsetzung
Im Laufe Eures Projektes werdet Ihr an dem Punkt kommen, an dem es heißt: Nun müssen Entscheidungen getroffen werden. Es geht darum, die tatsächlichen Komponenten festzulegen, die zugrundeliegenden Kriterien zu bestimmen und die Gewichtungen und Relationen zu klären. Diese Entscheidungen werden maßgeblich beeinflussen, wie gut Euer Vergütungssystem in der Praxis funktioniert.
Zunächst solltet Ihre Eure Entscheidungen vorbereiten, indem Ihr Euch über die Gewichtung der Vergütungskomponenten und Kriterien Klarheit verschafft. Das so entstanden Gehaltsgefüge solltet Ihr ebenfalls auf Abweichungen und Unstimmigkeiten hin überprüfen. Auch solltet Ihr Euch darüber austauschen, wie ihr in Zukunft Gehaltsprozess gestalten und Budget verteilen wollt und könnt.
Wie auch in vorherigen Phasen ist auch hier die Kommunikation in die Organisation ein wichtiger Schritt, der sehr bewusst gestaltet werden sollte. Welche Materialien und Informationen brauchen Eure Führungskräfte / HR-Teams oder der Betriebsrat? Wie könnt Ihr Eure Mitarbeitenden informieren? Gehaltsmanifest, Erklärvideos, Dialogformate,... alles ist denkbar.
Startet die Organisation oder einzelne Team mit der Umsetzung, wird Euer System auf die Probe gestellt. Betrachtet diese Übergangszeit als Probelauf und passt gegebenenfalls einzelne Elemente an, wenn Probleme sichtbar werden. Durch diese sorgfältige Planung und Kommunikation könnt Ihr sicherstellen, dass Euer neues oder weiterentwickeltes Vergütungssystem gut angenommen wird und in der Praxis erfolgreich ist.
Phase 7
Evaluierung und Lernen
Plant feste Zeiten für Reflexionen nach spezifischen Ereignissen oder in regelmäßigen Intervallen und kombiniert quantitative Befragungen mit strukturierten Gesprächen. Haltet Eure Erkenntnisse fest, damit Ihr bei nächsten Anpassungen darauf zurück greifen könnt.
Nutzt den Austausch mit anderen Organisationen, um wertvolle Einblicke zu gewinnen. So stellt Ihr sicher, dass Euer Vergütungssystem die gewünschte Wirkung erzielt und sich den dynamischen Anforderungen Eurer Organisation anpasst.
Nadine Nobile
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"Wir wollen uns auf die Entgelttransparenzrichtlinie vorbereiten. Wir wissen aber nicht, wie wir unsere Stellen oder Funktionen miteinander vergleichbar machen."
"Gerade neue rechtliche Rahmengebungen können ein Gefühl von Orientierungslosigkeit auslösen. Mit unserer Arbeit wollen wir an der Stelle Mut machen: Ein Vergütungssystem zu überarbeiten oder zu entwickeln ist machbar. Oft hilft dabei ein Blick von Außen und ein offenes Ohr für Eure Anliegen. Uns ist eine vertrauensvolle und zugewandte Zusammenarbeit sehr wichtig, denn am Ende soll ein System entstehen, das Euch nützt und das ihr auch in Zukunft an Eure Bedarfe anpassen könnt."
